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资源保障部零星采购谈判实施办法(试行)
南工资[2018]2号
阅读次数:416 添加时间:2018/4/28 发布: 管理员

为落实《南京工业大学零星采购管理办法》,规范开展资源保障部所负责设备、软件、家具采购项目的谈判过程,保证零星采购项目的质量,特试行本办法。

第一条 启动谈判条件

可进入谈判采购流程的零星采购项目须满足以下条件:

1、  已列入归口管理部门正式采购计划;

2、  项目经费已落实;

3、  项目具体承办单位及承办人员已确定;

4、  拟采购进口产品的,须已完成进口产品报批或备案手续。

第二条 制定采购邀请书

项目承办单位负责制定项目需求文件,资源保障部设备管理科负责审定项目需求文件,并向招投标管理中心递交项目委托材料。招投标管理中心接受委托后,负责制作采购邀请书文本。

第三条 发布采购邀请书

采购邀请书应在资源保障部或招投标管理中心网页上公告至少3个工作日。公告期满后方可进行谈判。

潜在供应商对采购邀请书有疑问的,可在公告期内向资源保障部提出质询。由设备管理科和招投标管理中心负责答复。

采购邀请书发布后需变更内容的,经设备管理科和招投标管理中心审批后,在同一网页上发布更正公告,项目谈判日期顺延至少3个工作日。

第四条 终止谈判

谈判开始前发生以下情形的,应终止项目谈判,并在采购邀请书同一网页上发布终止公告:

1、  出现影响采购公正的违法、违规行为的;

2、  因重大变故,采购任务取消的。

第五条 谈判步骤:

(一)成立谈判小组。由招投标管理中心组织不少于3人且单数的谈判小组,谈判小组成员由熟悉项目相关领域的校内专家、资源保障部人员和承办单位代表组成。校内专家从校内招标采购评审专家库中选取,并由其担任谈判小组组长。承办单位代表仅限一人。

谈判小组成员应签署谈判纪律承诺书。谈判小组成员如有以下情形的,应主动提出回避该项目的谈判:

1、参加采购活动前三年内,与供应商存在劳动关系,或者担任过供应商的董事、监事,或者是供应商的控股股东或实际控制人;

2、与供应商的法定代表人或负责人有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲或者近姻亲关系;

3、与供应商有其它可能影响采购活动公平、公正进行的关系。

因小组成员回避或者其它不可抗拒的原因造成谈判小组人数不足的,应补足人数方可谈判。

(二)确定谈判内容。采购邀请书规定不得变更的资格要求条款和用下划线和星号标示的实质性条款属于项目必须满足的条款,不可谈判变动。除此之外,谈判小组应根据采购邀请书中的其它条款,商议确定可与供应商谈判的条款。

(三)确定参加谈判的供应商。对供应商进行资格审查,及其产品功能和技术参数的审查。凡不满足采购邀请书中必须满足的资格、功能和技术参数要求条款的供应商,其响应视为无效响应,不再与之进行谈判。

(四)逐一谈判。谈判小组所有成员集中与通过资格审查的供应商逐一分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。

谈判小组与某一供应商就谈判内容无法达成一致意见时,谈判小组宣布与此供应商的谈判失败,供应商退出此次采购活动。

(五)最终报价。逐一谈判全部结束后,谈判小组根据谈判内容确定最终的采购需求、质量、服务等条款,并告知供应商,同时要求供应商在符合采购需求、质量和服务相等的前提下,在规定时间内完成二次报价,即为最终报价。赠品价值不计入最终报价。

谈判小组认定的最终采购需求、质量、服务等条款存在对采购邀请书做出实质性变动的,最终条款和最终报价应以书面形式记载,构成采购邀请书和响应文件的组成部分。

(六)确定成交供应商。谈判小组根据满足最终采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定拟成交供应商,编写《南京工业大学资源保障部零星采购纪要》,报资源保障部负责人审批。

有两家及以上供应商最终报价相同且均为最低报价时,由承办单位代表选择其中一家为拟成交供应商。

第六条 公告成交结果

谈判结束后2个工作日内在招投标管理中心网页发布预成交公告,公告时间不少于2个工作日。公告期内,响应供应商有疑问的,可向资源保障部提出。如无疑问,公告期结束后发出成交通知书。

第七条 签订合同

成交通知书发出30日内,承办单位与成交供应商签订合同。合同文本送招投标管理中心核准后,加盖见证章,否则财务部门不予报销。

成交供应商若无正当理由未在规定时间内与承办单位签订采购合同的,视为对本次采购项目成交结果的自动放弃。该项目重新谈判采购时,不接受该供应商的响应文件。承办单位可直接从谈判结果中选取响应有效、并满足采购邀请书最终条款要求,并且最终报价次低的供应商为成交供应商,或者申请再次组织谈判。

承办单位若无正当理由未在规定时间内与成交供应商签订采购合同的,视为对本次采购项目的自动放弃,一年内资源保障部不再组织本项目的采购。

第八条 相关费用

谈判不超过半天的,资源保障部向校内专家支付300元评审费。凡需支付专家评审费的项目,向成交供应商收取300元成交服务费。

第九条 本实施办法由资源保障部负责解释。

第十条 本办法自201851 日施行。

                                                  南京工业大学资源保障部

                                                  二〇一八年四月二十八日



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